Projektmanagement: So etablieren Sie eine Führungsbalance

Unter den Erfolgsfaktoren für Projektmanagement ist einer entscheidend: Ordnung, Erkenntnis und Miteinander im Projekt sollten sich in einem guten und ausgewogenen Gleichgewicht befinden. Zu wenig Ordnung hat eine ebenso kontraproduktive Wirkung wie zu viel Ordnung. Zu wenig Miteinander ist schlecht, zu viel aber auch. Diese Bereiche in der Balance zu halten, ist eine wichtige Führungsaufgabe.

 Ordnung: Das Projekt bleibt handlungsfähig

Struktur, Prozesse, Routinen, Verfahrensweisen – sie bestimmen den Ablauf eines Projekts. Dazu gehören beispielsweise die klassischen Projektmanagement-Prozesse wie das wöchentliche Projekt-Jour-Fixe zu Monitoring und Controlling, aber auch ein geordneter Change-Request- und Risk-Management-Prozess, das monatliche SteeringBoard und die Arbeitszeitnachweise der Mitarbeiter. Diese Strukturen stellen einen geordneten Ablauf des Projekts sicher – sie sind eine Notwendigkeit, die dafür sorgt, dass ein Projekt effizient arbeitet und handlungsfähig bleibt. Auch in einem agilen Projekt ist eine Ordnung vorhanden, beispielsweise Daily Stand Ups, Retrospektiven nach den Sprintwochen, ein Burn-Down-Chart, das den Fortschritt symbolisiert und immer zum gleichen Zeitpunkt aktualisiert und transparent gemacht wird.

Menschen lieben und brauchen Routine. Manche nennen es auch Alltag. Natürlich ist es wichtig, diesen immer wieder hinter sich zu lassen, sich aus der Komfortzone heraus zu bewegen, dorthin, wo das Leben beginnt. Aber selbst dort werden sich Strukturen und Vorgehensweisen einschleifen.

 Erkenntnis: Weiterentwicklung spornt an

Als Teil der Führungsbalance sind aber auch gemeinsame Erkenntnisse bzw. Erlebnisse wichtig: Einen Meilenstein zu erreichen, der in Gefahr war; Möglichkeiten und Herangehensweisen zu erarbeiten und dabei deren Auswirkungen auf Projektbeteiligte zu erkennen; sich mit dem Steuerungsgremium auszutauschen; seine Arbeitsergebnisse vorzustellen und dadurch zu neuen Erkenntnissen zu gelangen; eine Systemarchitektur gemeinsam zu erarbeiten und zu diskutieren. Menschen brauchen nicht nur Anerkennung und Wertschätzung und die Bestätigung, dass sie einen guten Beitrag zu etwas leisten. Menschen brauchen Erkenntnisse und das Gefühl, dass sie sich weiterentwickeln und einem gemeinsamen Ziel beziehungsweise Erfolg ein Stück näher kommen. Auch Misserfolge und Scheitern können zu wichtigen Erkenntnissen führen, die Menschen weiterbringen – vorausgesetzt, sie ziehen die richtigen Schlüsse daraus und handeln dann entsprechend.

Wichtig ist es also, ein (Projekt-)Umfeld zu schaffen, das es ermöglicht, Erkenntnisse zu generieren, diese zu reflektieren, daraus Handlungen zu erzeugen, die wiederum zu neuen Erkenntnissen führen. Regelmäßige Lessons-Learned-Workshops bieten sich dafür beispielsweise an.

 Miteinander: Menschen wollen zusammen etwas erreichen

Ordnung und Erkenntnisse sind wichtig, doch dazu gehört eine weitere wichtige Komponente für das Etablieren einer Führungsbalance – das Miteinander: Menschen wollen zusammen arbeiten, zusammen sein und zusammen Dinge durchleben, erleben und erkennen. Die Intensität, in der Menschen dieses Bedürfnis haben oder nicht, ist allerdings sehr individuell. Das Medium spielt da eher eine untergeordnete Rolle. Sicherlich ist das physische gemeinsame Miteinander ideal – gemeinsame Treffen per Videokonferenz sind jedoch keine Seltenheit und eine geeignete, zumindest unterstützende Variante, um das Miteinander zu fördern. Zumal wenn die Projektorganisationen über verschiedene Standorte in verschiedenen Ländern und Zeitzonen verteilt sind. Schaffen Sie einen Rahmen bzw. Formate, die das Miteinander und eine Vertrauenskultur im Projekt fördern: Workshops, Kick-offs, gemeinsame Status-Meetings, Arbeitsgruppen, User Groups, gemeinsame Feste, wenn ein Meilenstein erreicht oder ein wichtiges Projektergebnis erarbeitet ist. Das Miteinander darf nie zu kurz kommen in einem Projekt.

Ordnung, Erkenntnis, Miteinander: Die Balance innerhalb jeder einzelnen und zwischen diesen drei Komponenten ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Zu viel Ordnung und zu wenig Erkenntnisse und Miteinander ist genauso wenig förderlich wie zu viel Miteinander ohne relevante Erkenntnisse und mit wenig Ordnung. Die Ausgewogenheit macht hier den Unterschied. Keins der drei kann alleine stehen oder unterrepräsentiert sein. Die Balance zwischen den drei Dimensionen ist genauso entscheidend wie deren Existenz an sich.

Schaffen Sie also neben dem nachhaltigen Projektmanagement ohne Ausflüchte ein Umfeld, das diese drei Dimensionen in einer ausgewogenen Balance zueinander hält. Und Sie werden sehen, dass die Menschen – sobald sie sich als Teil des Ganzen fühlen – die Leistungen bringen können und wollen und zu den Arbeitsergebnissen beitragen, wie das Projekt es von ihnen erwartet.